紙の回覧板は不要に！
効果的な回覧板・掲示板の使い方
社内の全メンバーに伝えたい情報があるときや、メンバーの確認状況を知る必要があるときなどに、社内回覧を利用している企業様は多いと思います。
社内回覧を紙やメールで回していて困ったことや、スムーズにいかないといった課題はありませんか？
この「社内回覧」をよりスピーディーに全メンバーに伝達できる機能がHotBiz8には基本装備されています。
今回は「社内回覧」に最適な機能「回覧板」と「掲示板」について解説します。
社内回覧をHotBiz8でクラウド化するメリット
口頭の情報伝達と違い、同じ内容を確実に文章で伝えられる方法として社内回覧が利用されます。
便利な社内回覧ですが、従来の紙やメールを利用した回覧では次のような課題があります。
・全メンバーに伝わるまで時間がかかってしまう
・外出中のメンバーがいると、回覧が途中でストップしてしまう
・メンバーの把握状況がわからない
さらに、紙の回覧では紛失してしまうリスクや物として残ってしまうことで。
メールの回覧でも業務メールと混ざってしまったり、送信先を誤ることで。
それぞれ、情報漏えいのリスクがあります。
そんな課題を解決できるのがHotBiz8の情報伝達に最適な機能「回覧板」と「掲示板」です。
この2つの機能は目的に合わせて活用することで、社内回覧にかかわる課題を解決することができます。
・全メンバーに素早く情報伝達ができる
・社内・社外いつでもどこでも確認ができる
・確認状況を把握して適切な対応がとれる
・HotBiz8ならクラウド上でまとめて回覧を保管できる
・情報漏えいに対策できる機能が備わっている
次はこの2つの機能を使って効果的に情報伝達をするための方法と活用例を紹介します。
HotBiz8の回覧板
また、必要に応じて各メンバーは一言コメントを残すことが可能です。
回覧板の使い方
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回覧作成者はフォームに沿って内容を作成します。
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入力を終えたら、作成ボタンで回覧を発信します。
発信すると、回覧を表示するメンバーのHotBiz8へ通知されます。
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通知が来たメンバーは通知から直接確認することができます。
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回覧メンバーはお互いの既読状況がわかります。
また、回覧作成者は既読状況を確認して、未読のメンバーに連絡を取ることができます。
回覧板のおすすめ活用シーン
予防接種や健康診断日程のお知らせ
全メンバーが必ず日程を把握する必要がある場合、既読状況がわかる回覧板が便利です。
また、予定表・記入用紙などのPDFデータを添付し、各自で準備を促すことも可能です。
社内行事のお知らせ
社内で行う説明会、希望者向けの講演会など全メンバーにお知らせをする以外に、参加希望を確認したいときに便利です。
行事の資料がある場合はデータを添付し、意思決定の一押しに役立ちます。
HotBiz8の掲示板
緊急ではないけれど、全メンバーに伝える必要がある場合や、コメントによる意見交換をしたい場合に使います。
掲示板の使い方
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掲示作成者はフォームに沿ってスレッド内容を作成します。
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入力を終えたら、作成ボタンで掲示を発信します。
発信すると、掲示を表示するメンバーの掲示板一覧に表示されます。
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各メンバーはHotBiz8掲示板からいつでも確認することができます。
権限のあるメンバーは掲示に対してコメントを残したり、意見交換できます。
掲示板のおすすめ活用シーン
落とし物・探し物連絡
緊急性はないが全メンバーに伝えたい場合、情報がある人からのコメントが欲しい場合に活躍します。
新商品のアイディア募集
各メンバーから意見やアイディアが欲しい場合に役立ちます。
スレッド形式でコメントのつながりが分かるため、コメントをしやすいのもポイントです。
売上報告
社内の定期的な情報発信にも活躍します。
社内情報を手軽に共有するツールとして役立ちます。
クラウドグループウェアHotBiz8は、「回覧板」と「掲示板」で社内回覧を改善します
全メンバーへの情報伝達に最適なHotBiz8の「回覧板」と「掲示板」。
2つの機能をそれぞれ活用することで、情報共有を効率化できます。
クラウドグループウェアHotBiz8はこの他にも様々な便利機能を兼ね備え、業務効率化をサポートします。
今なら60日間、「回覧板」や「掲示板」をはじめとする様々な機能を無料でお試しいただけます。
この機会にぜひHotBiz8をご活用ください。
また、導入に関するお問い合わせ・製品についての不明点などありましたら、お気軽にご相談ください。
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