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年末調整年末調整

HotBiz上で各申告書について必要な項目を入力し登録することで、
年末調整を行うことができます。

※ 「年末調整」は有料オプション機能となります。
※ 管理者により「使用者設定」をされているユーザーに限ります。
  こちらの設定がないとメニューに年末調整機能が表示されず使用できません。

年末調整書類登録・申請

年末調整担当者(管理者)に対して年末調整書類を登録・申請することができます。

(今年分)
 給与所得者の
 保険料控除申告書
生命保険料や地震保険料などの保険料などを支払った場合に、各種保険料控除を受けることができます。
1月~12月に支払った(支払う)保険料の金額や保険会社名などを入力します。
保険料控除申告書には、生命保険や地震保険の控除証明書の添付が必要となります。
(今年分)
 給与所得者の
 扶養控除等(異動)申告書
扶養控除などの諸控除を受けるために必要な申告書です。
年末調整では、扶養している家族の人数などによって控除額が異なります。
扶養している配偶者や親族の氏名、生年月日、マイナンバー(※2)などの情報を入力します。
控除対象となる扶養親族がいる場合には、収入の証明書が必要となります。
また、来年分の申告書については、来年1月からの給与に係る源泉徴収額を計算するために必要となります。
(来年分)
 給与所得者の
 扶養控除等(異動)申告書
(今年分)
 給与所得者の
 配偶者控除等申告書 ※1
従業員に扶養する配偶者がいる場合は、本人の所得、配偶者の所得によって、配偶者控除や配偶者特別控除を受けることができます。
配偶者の氏名や生年月日、マイナンバー(※2)、その年の所得などの情報を入力します。

※1 ④については、配偶者控除の対象となる扶養者がいる場合に提出が必要です。
※2 マイナンバー(個人番号)については、管理者設定により「使用する」「使用しない」を選択しています。

直接登録

「登録」はフォーマットに沿って記入を行いますが、こちらの「直接登録」は申告書の様式そのままに記入することができます。
いずれかの方法を選択し、登録を実行します。

年末調整

基本的な操作の流れ(申請側・従業員の申告書登録)

各申告書について必要な項目に入力し、登録を行います。

1.年末調整書類の一覧が表示されます。
この画面では申告書の内容を記入して[登録]を行うことができます。
従業員は、年末調整に必要な申告書の〔登録〕ボタンを押して、必要箇所の入力・登録を行います。
申告書を開き、各項目ごとに〔編集〕ボタンを押して、入力を行い、〔登録〕ボタンを押します。
入力が終わりましたら、最後に一番下にある〔完了〕ボタンを押します。
入力途中で、一番下にある〔戻る〕ボタンを押すと、仮登録として各項目で〔登録〕された内容が保存されます。
申告書の状況は「登録中」となるので、再度入力する際は〔登録〕ボタンを押して入力を行い、〔完了〕させてください。
年末調整
2.登録を完了すると、申告書の状況は[提出待ち]になります。
この段階で申請側である従業員は書類の印刷が可能になるので、申請書をPDF出力、印刷します。

(申請側である従業員は、再度[登録]をボタンを押すと登録画面が表示されるので内容の修正・調整ができます。)
印刷後、捺印した申告書と添付書類を一緒にして、年末調整担当者へ提出します。
年末調整
3.提出後に状況が[承認待ち]になります。
年末調整担当者による対応後、状況が[承認済み]になれば申告書の提出作業は完了です。
差し戻された場合は状況が[提出待ち]に戻るため、修正を行い再度印刷・提出を行います。

状況一覧(管理者用)

管理者側で定められた年末調整担当者(管理者)のみ表示される機能です。
年末調整担当者(管理者)は、状況一覧(管理者用)から、従業員・申告書ごとの提出状況を確認することが出来ます。
年末調整担当者(管理者)は、提出された申告書を確認し、HotBiz上で承認・代理登録・差し戻しなどを行い、従業員・申告書ごとに申告書の状況の変更ができます。

年末調整

基本的な操作の流れ(管理側:年末調整担当者(管理者)による申告書の登録への対応)

1.年末調整担当者(管理者)は、年末調整の申告書を従業員から受領し、
〔提出完了〕ボタンを押して、申請側である従業員の状況を提出待ちから承認待ちに変更します。
提出された書類の確認を行い、HotBiz上で提出された申告書の[承認画面] を開きます。
年末調整
2. 年末調整担当者(管理者)は、提出された申告書の内容を確認した上で〔承認画面〕から[承認]か[差戻]のどちらかを選択します。
〔承認〕ボタンを押すと、状況が[承認済み]に変わり、差し戻した場合は[提出待ち]に変わります。
上記の手順(1.)に沿って、再度提出完了するところからやり直せます。

代理登録

年末調整書類登録・申請において従業員が行う登録作業を年末調整担当者(管理者)が代理で行うことができます。

年末調整

また、上記とは別にグループ管理者に限り「編集一覧」から指定されたグループメンバーの代理登録を行うことができます。

年度切替(管理者用)

現在登録できる年末調整の年度が表示されています。 毎年9月頃、国税庁のHPより年末調整書類が更新されますので、その後、HotBiz上の年末調整書類の申告準備ができましたら、年度切替を行うために「実行ボタン」が表示されます。
年末調整担当者(管理者)は、「実行ボタン」を押し、年度切替を行ってください。
「実行ボタン」を押すと年度が切り替わり、全ての申請書が「未提出」となり、印刷される内容は次の年の書類となります。
前年の年末調整で承認された申告書で最も新しいものが翌s年データとして登録されるため、前年の内容を引き継いで登録を始められます。

年末調整

PDF一括ダウンロード(管理者用)

年末調整担当者(管理者)により、年末調整に関わるデータをpdf形式で一括ダウンロードする機能です。
年度、グループ、申告書を指定してPDFファイルを一括ダウンロードできます。
pdfファイル作成はバックグラウンドで実行することができます。
作成終了時にはメニューアイコン上で!と表示してお知らせいたします。
ダウンロードの際、設定されているzipファイルのパスワードを入力する必要があります。

年末調整

編集一覧(グループ管理者用)

グループ管理者と設定されたメンバーは、指定されたグループを対象として、年末調整書類を「編集」「提出待ちにする」「編集できるようにする」「印刷」それぞれを行うことができます。
各手順は通常の管理者が行う登録作業と同様です。